Assistenz & Office Management - Werden Sie Teil eines starken Teams! (m/w/d)

Die Immobilienverwalter sind ein auf die Verwaltung von Wohnungseigentum spezialisiertes Unternehmen mit Büros in fünf Städten in Baden-Württemberg, welches 2006 gegründet wurde. Als Top25 Immobilienunternehmen in Deutschland zeichnen wir uns auch dadurch aus, dass wir Wohnungseigentümern Sicherheit für Immobilien- und Geldwerte geben.

Heute verlassen sich Eigentümer von über 7.500 Einheiten in ca. 330 Liegenschaften auf unsere rechtssichere und effektive Abrechnung und Verwaltung ihrer Immobilien. Besonders wichtig ist uns eine zeitnahe, verlässliche Bearbeitung und Kommunikation sowie eine aktive Kostenkontrolle und die Vereinbarung von Rahmenverträgen – zum Vorteil unserer Kunden.

Die Immobilienverwalter finden Sie 5 x in Baden-Württemberg an folgenden Standorten:Stuttgart, Ludwigsburg, Heilbronn, Heidelberg, Rems-Murr-Kreis

• Termin- & Organisationsmanagement: Zuverlässige Koordination von Terminen, Abläufen und administrativen Aufgaben im Objektmanagement.
• Empfang & Kommunikation: Freundliche Betreuung von Besuchern, Telefonannahme sowie Vorbereitung und Organisation von Besprechungsräumen.
• Post- & E-Mail-Bearbeitung: Strukturierte Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Verwaltung zentraler E-Mail-Postfächer.
• Administrative Unterstützung: Unterstützung des Objekt- und Beschwerdemanagements im Tagesgeschäft und bei operativen Prozessen.
• Datenpflege: Sorgfältige Pflege von Stammdaten und eigenständige Bearbeitung wiederkehrender administrativer Aufgaben.

• Kaufmännischer Hintergrund: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation für administrative Tätigkeiten.
• Erfahrung im Backoffice: Berufserfahrung im Empfang, in der Administration oder im Backoffice eines dienstleistungsorientierten Unternehmens.
• Organisation & Kommunikation: Strukturierte Arbeitsweise, hohe Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Kunden und Kolleg*innen.
• Selbstständigkeit & Verantwortungsbewusstsein: Eigenverantwortliches Arbeiten, Verlässlichkeit und ein sicherer Blick für Prioritäten.
• Digitale Kompetenz: Sicherer Umgang mit MS Office sowie Bereitschaft, sich in neue Softwarelösungen einzuarbeiten.